営業事務で一番大変なところを経験者12人に聞いてみた

営業事務で一番大変なところを経験者12人に聞いてみた

ミスができないこと

 

営業事務の仕事で一番大変なことは全て完璧にできて当然と思われていることです。

 

全て完璧というのはどんなにできる人でも意外と難しい。全てミスなくこなせて当たり前、一つでもミスがあるととても叱責される、どんなに頑張っても数字に表れないので評価がされづらいという大変さがあります。

 

エクセルの入力を一つ間違えて、データを社内のデータ蓄積の部署に送ってしまったときも、間違いを指摘され、修正して送付したのですが、上司からひどく叱責されました。もちろん、ミスした自分も悪いですが、ちゃんとやって当たり前な風潮はとても辛かったです。

 

メーカーでの受発注業務と請求の関連業務をしていたことがありますが、お金に関る請求はやはり課内だけでなく得意先にも影響するのでミスできないし、締日が決まっているのでその前後は休むことが出来ないので大変でした。

 

受発注も得意先とのTEL応対だけでなく営業とのやりとりもあり、常にそれぞれに確認、連絡をしなければならず大変でした。とくにトラブルが発生した際などは担当窓口というだけで事細かに事情聴取されたりと面倒が多かったです。

 

就業していた企業が扱っていた製品を遅い時間から出荷依頼があった時なども、倉庫やデリバリー担当に確認したり、営業に確認したりと一度に色んな確認をしなければならずとても困りました。

 

入ってすぐにチャーターの手配を頼まれたときも、聞きながら処理を進めるなどしなければならず大変でした。

 

私は、ミスをしないことが一番でした。担当営業の補佐で事務的なことを受けてましたが、営業が時間をかけてやっと交渉ができたのに、自分のミスが原因で、お客様を不快な気分にさせてしまうことは、一番避けたいことだったからです。

 

伝達

 

担当の営業さん宛のクレームの連絡が入った時に、その担当と連絡がつかずに対応がスムーズに出来ない時が大変です。

 

営業事務は営業のサポートですが、顧客と営業の間に入ることが多かったです。

 

営業が外回りでいないときは、代わりに電話やメールで顧客と連絡を取りあいます。そのときに正確に要望を聞き取り、伝えなければいけません。

 

私の伝達ミスで、取引がややこしくなったことがありました。顧客にも営業にも迷惑がかかりました。

 

会社の取り扱っている商材の勉強も欠かせません。知識がないと、何を言ってるのかさえ分からないからです。

 

また営業の人とのコミュニケーションを日頃からして、話しやすい雰囲気にしておくことが重要だと実感しました。

 

自分のペースで仕事できない

 

社長から言いつけられる雑用や、接客対応。零細企業なので、事務仕事の他の雑事が多すぎて、本来の仕事がなかなか進まない。

 

住宅業界で営業事務をしていました。

 

営業事務は営業マンの方をサポートする仕事なので、顧客の要望に応じて急にプラン変更などがあり、見積書を作り変えたり、資料を作成したりする必要があります。自分のペースと段取りで仕事を進められない事が1番大変でした。急な残業もあります。

 

他の事務系の仕事は、ある程度毎月のルーティンワークで、予定が立ちますが、営業事務は営業成績が上がれば、自ずと忙しくなる仕事。フットワークの軽さがなければ大変な仕事です。

 

営業とのコミュニケーション

 

営業の人達が毎日ノルマや目標を達成するために、ストレスでイライラしているところを、サポートしていく必要がある事だと思います。

 

営業事務には、ノルマや目標がないので、いいなという目で見られる事もあります。営業に対して、イライラしている人達に囲まれて、サポートしつつも、仕事を淡々とこなしていかなければいけないので、根気が必要です。

 

営業の人達は、かなり異動や、辞めてしまう人も多いので、人間関係を築くのも大変です。

 

営業さんとのやり取りです。

 

契約書の製本、先方送付の業務を任される事がありますが、営業がこちらに共有した内容と先方と取り決めた詳細条件が異なっていました。

 

押印前にメール添付で確認したところ、先方から条件が違うとの指摘があり、営業に確認し、一から作成し直すという手間が発生しました。しかし、営業は共有した気になっていたり、逆ギレしたり。

 

こちらは特に間違えていないのに、対応は細かく気を遣わないとならないのが大変だなと感じます。

 

素早く正確な対応

 

営業事務は業界や企業によって仕事内容は違ってきますが、共通して大変なことは各方面からの依頼に正確に早く対応することです。

 

営業担当との連携をすることは当然で、お客様とのやりとりや社内の他の部署との関係もあります。なので、いろんな方向からの要望があります。さらに、日々の決まった業務。すべての仕事をするには、段取りよくしなければ終わりません。

 

しかし、人と関わりながら仕事をするには自分の頭の中の段取りが上手くいかないことは多々あります。その都度、臨機応変に対応することが求められると思います。1分でも早く相手の為になにをすべきかを考えないと、どんどん悪循環になっていき大変です。

 

実際、私も営業事務の仕事を始めたばかりの頃は、なかなか優先順位を間違えで仕事が早くできませんでした。焦ってミスをしてまた遅くなりと悪循環になり大変でした。

 

なので、正確に早くすることは大変ですが営業事務の仕事をする上で身につけるべきスキルだと思います。

 

書類のチェック

 

営業事務の仕事で一番大変なことは、ズバリ営業担当の人が書いた書類をチェックすることです。

 

きちんと間違いなく書類を作成してくれる人は問題ないのですが、事務を頼りにして全く適当に間違いだらけで提出してくる人がいます。そうした時に一から十まで時間をかけてチェックしなくてはならず、かなり大変で手間が掛かります。

 

見積回答

 

私は電子部品を取り扱っている会社で営業事務として勤務していました。

 

営業事務の仕事で1番大変だった事は、得意先からきた見積りを、代理店やネット通販サイトで相見積もりをして1番安い仕入れ単価をロット毎にまとめて、見積り回答することでした。

 

得意先からの見積り件数も少なければ、そこまで大変ではありません。しかし、見積り依頼が集中すると仕入れ情報や見積り回答をまとめるのに時間がとられ、他の営業事務としての業務(メールやりとり、電話応対、来客対応、受注入力、納期回答、出荷作業など)にしわ寄せがいきます。なので、臨機応変な対応がもとめられました。

 

やる事は多くて忙しくて一日があっという間でしたが、とてもやりがいがありました。営業の方達から御礼を言われるとまた頑張ろうって思いましたし、飲み会など誘ってもらえると息抜きにもなって良好な関係を築く事ができました。

 このエントリーをはてなブックマークに追加 

「お前に正社員は一生無理」

こういったパワハラを上司にされ続けた僕は、入社3か月目で転職を決意。絶対に見返してやると思いました。

現実は過酷でしたが。

  • 15社に書類送付
  • 書類選考に通ったのは4社だけ
  • 最終面接まで行ったのはわずか1社

でも、ある方法に気づいた結果、年商52億円企業の正社員として働いています。かつての僕のように傷のある経歴で苦戦している方のみご覧ください。

続きを読む